In meinem letzten Blog habe ich die Empire-Research Studie vorgestellt, welche der Frage nachgegangen ist, welches die heute die wesentlichen Optionen eines CIOs sind, um sich in der anspruchsvollen IT Branche zu Recht zu finden.
Im Part I des Blogs habe ich die 5 Herausforderungen vorgestellt, mit welchen IT-Organisationen derzeit konfrontiert sind und es ihnen fast verunmöglichen, den erwarteten Nutzen zu demonstrieren:
- Der Wert der IT kann nicht genutzt werden – Das Business erkennt das Potential zu wenig
- Schwierigkeiten mit der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften – Automatisierung und Globalisierung machen IT Systeme komplex in der Einhaltung der lokalen Gesetze
- Sicherheitsbedenken – Die Mobilität und Cloud-Technologie erschweren die Übersicht, wer wo und wann auf Daten und Informationen zugreift.
- Beherrschung der Komplexität – Kein einzelner in der Organisation hat den Überblick, wie alles zusammenhängt und funktioniert
- Anpassungsschwierigkeiten an sich wandelnde Erwartungen – „Time to market“ und Gewährleistung der Stabilität müssen gemanagt werden können
Ob all dieser schier nicht zu bewältigenden Herausforderungen muss man sich fragen, ob es überhaupt noch eine Hoffnung gibt. Auch hierzu hat die Empire-Research Studie eine interessantes analysiert:
- IT ist nicht mehr nur Technologie, sondern eine sich weiter entwickelnde Branche
- Es gibt Schritte, die unternommen werden können, um sowohl den internen IT-Wandel als auch den Wandel des Business zu unterstützen
In diesem Blog möchte ich die Lösungswege aufzeigen, welche gemäss der Empire-Studie den Ausweg aus dieser prekären Situation ermöglicht, ja den eigentlichen Silberstreifen am Horizont darstellt.
Wichtigste Erkenntnis der Studie ist, dass die IT ist nicht mehr nur Technologie, sondern eine sich weiter entwickelnde Branche ist. Es gibt durchaus Schritte, die unternommen werden können, um sowohl den internen IT-Wandel als auch den Wandel des Business zu unterstützen
Die folgenden 6 Schritte sind gemäss Empire-Research in jedem Fall von IT Organisationen anzugehen, um die eigene Daseinsberechtigung für das Business zu begründen.
Schritt Nr. 1: Werden Sie serviceorientiert
Für IT Abteilungen ist es heute unabdingbar, ein Service Management System (SMS) aufzubauen. Dieses Management System hat den Zweck, den Mehrwert durch Serviceorientierung und konsequente Zielorientierung zu erreichen. Das SMS stellt dabei sicher, dass Kosten und Risiken besser unter Kontrolle sind.
Serviceorientierung geht nicht ohne Kundenfokussierung! Es ist unbedingt erforderlich, die Kunden wirklich zu verstehen. Forschungen haben gezeigt, dass Kunden analog einer Speisekarte im Restaurant in der Lage sein müssen, genau das zu bekommen, was sie bestellt haben. Und sie haben Anspruch auf Qualität. Die Kunden müssen nicht unbedingt wissen, wie der Koch das Essen zubereitet hat – oder wie die Dienstleistung zustande gekommen ist.
Die Kunden müssen jedoch verstehen, dass die IT eine Dienstleistung liefern müssen, die die geschäftlichen Erwartungen erfüllen.
Schritt Nr. 2: Einbeziehen aller Departemente innerhalb der IT
Die Einbindung aller Abteilungen ist unverzichtbar, um eine end-to-end Qualität gewährleisten zu können. Dies ist eine entscheidende Voraussetzung dafür, die Stimme des Kunden zu verstehen und ihm auf diese Weise werthaltige Dienstleistungen liefern zu können
Zwischen 70 und 80% aller IT-Projekte scheitern aufgrund einer Kombination aus schlechter abteilungsübergreifender Kommunikation und Integration – vom Betrieb über das Personalwesen bis hin zum CFO.
Die IT Organisation muss lernen, ihr Tun mit den geschäftlichen Zielen zu verknüpfen und den Beitrag der IT dazu zu verstehen. Es geht darum Möglichkeiten festzustellen, wie die IT einen messbaren Beitrag zum Erreichen der geschäftlichen Ziele leisten kann. Diese Ziele werden dann priorisiert und es werden ihnen entsprechende Ressourcen zugeordnet. So kann die IT proaktiv zum Erreichen geschäftlicher Ziele beitragen und muss nicht passiv nur auf Fragestellungen reagieren.
Schritt Nr. 3: Wechseln Sie von reaktiv zu proaktiv
Für IT Organisationen kommt es jetzt sehr stark darauf an, den Vorsprung nicht zu verlieren. Die angebliche Komfortzone, in der das Business immer brav die eigene IT bevorzugt, wird sich so nicht einfach halten lassen.
Die Technologiekurve wird steiler, insbesondere im Bereich Sicherheit. Proaktive Führungspersonen müssen in der Lage sein, Sicherheitsfragen und Kundenansprüche zu antizipieren, zu verstehen, zu koordinieren und zu beeinflussen.
Zudem gilt es proaktiv bei der Einhaltung von Vorschriften zu sein – unabhängig davon ob diese vom Gesetz, Vertrag oder der internen Business-Governance gefordert werden. Das Dokumentieren aller Aktivitäten und aller Änderungen ist die Voraussetzung von Transparenz und Verantwortlichkeit. Dabei gilt es proaktiv bei der Arbeit mit dem Unternehmen zu sein. Alle Daten, Prozesse und Dienste sind dann besser auf das Business auszurichten. Dies wiederum trägt bedeutender zu der Erreichung der Ziele der Organisation bei.
Schritt Nr. 4: Bauen Sie das firmeninterne Knowhow aus
Die IT Organisationen brauchen Mitarbeiter, die in der Lage sind, Mehrwert zu liefern und flexibel auf sich ändernde Vorschriften, Wandel und globalen Wettbewerb reagieren können.
Solche Organisationen können mit diesen Problemen besser umgehen, wenn weitere firmeninterne Ressourcen entwickeln werden wie:
- Enterprise-Architektur
- Service- und Prozessmanagement
- Aufbau von Governance-Strukturen
- Operational Excellence
- Lean IT
Der Empire-Research Bericht zitiert eine ICF-Studie aus dem Jahre 2010, welche zu dem Ergebnis kam , dass Unternehmen für ihre Investitionen in Schulungen eine Rendite von durchschnittlich 700 Prozent erwirtschafteten – das entspricht dem siebenfachen Kapitaleinsatz!
Individuell zugeschnittenes Management-Training ist dabei einer der Schlüsselfaktoren für diesen ROI bei Schulungen. Es wird insbesondere auf die Nutzung global anerkannter Zertifizierungen hingewiesen. Insbesondere auf ITIL®, COBIT® ISO 20000 und ISO 27000.
Schritt Nr. 5: Passen Sie sich an flexible Lernplattformen an
Schulungen haben sich weiter entwickelt. Das traditionelle Klassenzimmer mit Folien-Schlachten hat ausgedient. Moderne Lernplattformen unterstützen die Bedürfnisse der Unternehmen durch mehr Flexibilität und besseren, respektive direkteren Bezug zur Geschäfts-Praxis.
Die Empire-Research-Studie unterstreicht die Lernplattform eLearning, weil dadurch das Lernen revolutioniert wird. Die Vorteile liegen auf der Hand: Sie ist kosteneffektiv, ermöglicht ein effizientes Zeitmanagement, ist individuell anpassbar und leicht mit den neuesten Informationen zu aktualisieren. Zudem ermöglicht eLearning die globale gemeinsame Nutzung von Wissen, den kontinuierlichen Zugang zu Trainings-Materialien und ist ganz grundsätzlich eine umwelt-freundliche Methode mit weniger Emissionen und Verschwendung.
Unternehmen können durch die Kombination aus Schulung vor Ort und eLearning die folgenden Nachteile vermeiden:
- Schulungskosten für neue Mitarbeiter
- Nachschulungskosten
- Produktivitätsrückstände aufgrund von Schulungs- und Wissenslücken
Eine weitere Form der nachhaltigen Schulung sieht Empire-Research im Lernen durch Erfahrung durch Simulationen. Diese Lernplattform geht über die klassische Schulung und die Ausstellung eines Prüfungs-Zeugnisses hinaus. Gute Simulationen bieten echtes Verstehen, Anwendbarkeit in der Praxis und somit greifbare Vorteile für das Unternehmen. Sie konzentriert sich auf die Soft-Skills, die benötigt werden und um mit Widerstand zu Recht zu kommen. Und sie fördern das Teamwork.
Neudeutsch heisst diese Lernform Gaming, und entwickelt sich sowohl im IT- als auch im Business-Bereich zu einem wichtigen Schulungswerkzeug. Darin eingeschlossen sind soziale Medien und Apps als Instrumente für das Erlernen neuer Kompetenzen und deren Anwendung am Arbeitsplatz. Es lässt sich für Wissenstransfer, Teamentwicklung, den Erwerb neuer Kompetenzen und die Kultivierung von Kulturwandel einsetzen. Und besonders wichtig: Beim Gaming spielt man nicht gegen, sondern miteinander.
Schritt Nr. 6: Suchen Sie sich die richtigen Partner aus
Es kann nicht erwartet werden, dass ein solcher Wandel ohne jegliche Hilfe von aussen geschafft werden soll. Sie brauchen keine Consultants, welche die Arbeit abnehmen und eine fix-fertige Lösung unterbreiten. Es braucht auch keine Mentoren, welche die IT Organisationen auf eine bestimmte Linie zu biegen versucht. Es braucht einen Coach, der IT Organisationen befähigt den Weg selber zu definieren und zu beschreiten. Dabei ist der Coach ein echter Partner und Lotse, der das Schiff durch alle Untiefen mitsteuert und so hilft, den Hafen (die Programmziele) mit den Passagieren (Sponsoren, Auftraggeber, Mitarbeiter) wohlbehalten zu erreichen.
Auf was muss geachtet werden? Der richtige Partner sollte über Beständigkeit verfügen, mit der er Kompetenz und Erfahrung nachweisen kann. Er sollte mit gutem Beispiel vorangehen und seine theoretischen Ausführungen in der Praxis umsetzen können. Idealerweise sollte er die gelehrten Techniken selbst anwenden und den Erfolg demonstrieren.
Zusammenfassung der Studie
Gemäss der Empire-Research Studie zeichnet sich das aktuelle Leben in IT Organisationen durch grösstenteils Verfehlen der eigenen Zielvorgaben aus. Diese Unternehmen bleiben in weniger als 20 Prozent aller Fälle im Rahmen ihres Budgets und überschreiten in 50 Prozent aller Fälle sowohl die Zeit- als auch die Budgetvorgaben massiv. In dieser Studie zahlte das Durchschnittsunternehmen, das mangelhafte Requirements- und Training Practices einsetzte, 2,24 Millionen US-Dollar mehr als ein Unternehmen, das Best Practices verwendete.
Wie lässt sich die derzeitige Realität also zusammenfassen?
- Die Geschäftswelt ist hart und vielen Organisationen gelingt es nicht, den Wert ihrer IT auszunutzen
- Es ist schwierig, die Einhaltung von Vorschriften, Sicherheitsfragen, Komplexität und Wandel zu bewältigen
- Zu den Schritten zum Erfolg gehören Service-Orientierung, Flexibilität und abteilungsübergreifende Proaktivität sowie der Ausbau des unternehmenseigenen Know-how
- Es ist zu bedenken, die richtigen Partner auszuwählen: Experte ist nicht gleich Experte
