Kostentransparenz ist nicht gratis

Die Anforderungen vom CFO oder dem Business nach mehr Transparenz der IT steigen laufend. Dabei wird schnell klar, dass diese nicht gratis zu haben ist. Es braucht funktionierende Prozesse mit ausreichend Ressourcen und effizienten Tools. Doch genau diejenigen Prozesse, Personen und Tools welche für die Kosten- und Leistungstransparenz erforderlich sind, werden oft als ‚Overhead‘ wahrgenommen. Es müssen deshalb auch schlüssig die Leistungen und Kosten der Transparenz selber ausgewiesen werden.

Doch eines nach dem Anderen. Was sind denn die Kosten für mehr Transparenz? Folgende Kosten sind zu berücksichtigen:

Initiale Kosten (einmalig, meist CAPEX)

-         Personalkosten für das Prozessdesign
-         Personalkosten für Prozesseinführungen inkl. Schulungen
-         Lizenzkosten für Tools
-         Hardwarekosten für die Infrastruktur von Tools
-         Beratungskosten für Customizing und Einführung von Tools
-         Beratungskosten für fachliches Projektcoaching

Wiederkehrende Kosten (OPEX)

-         Personalkosten für den IT Financial Manager
-         Personalkosten für Prozessmitarbeiter im IT Financial Management
-         Personalkosten für Prozessmitarbeiter im Configuration Management
-         Personalkosten für den Tool Betrieb
-         Wartungsgebühren für Tools
-         Kosten der Tool Infrastruktur (meist Umlagen)
-         Kosten für Continous Improvement

Je nach Grösse und Komplexität der Organisation sind die konkreten Beträge sehr unterschiedlich. Die grössten Blöcke dürften aber sowohl bei den Initialkosten als auch bei den wiederkehrenden Kosten die Personalkosten darstellen. Was die Kostentransparenz kosten darf, hängt letztendlich von ihrem Nutzen ab. Nur wenn die Kosten geringer ausfallen als der Nutzen, stiftet die Kostentransparenz einen Mehrwert. Der Mehrwert (Value) ist ein zentrales Ziel von ITIL. Im Folgenden soll deshalb der Mehrwert von Kostentransparenz genauer untersucht werden.

Bei einem Service ist die Berechnung des Mehrwerts schon schwierig. Beim Service wird untersucht wie der IT Service den Business Prozess so unterstützt, dass er sein Ergebnis (Outcome) besser erfüllen kann. So unterstützt ein ERP Service den Business Prozess Buchhaltung. Ohne ERP Service müsste die Buchhaltung aufwändig manuell erledigt werden. Beim ERP Service liegt ein Mehrwert in Form einer Effizienzsteigerung vor.

Die Ausweisung des Mehrwerts von Kostentransparenz ist  um einiges schwieriger weil dabei nicht ein konkreter Business Prozess unterstütz wird. Die gleiche Problematik besteht bei allen ITIL Prozessen. Was sind also die konkreten Ergebnisse, welche von einer erhöhten Kostentransparenz unterstützt werden? Und wie hoch ist dieser Mehrwert zu beziffern?

1. Mehrwert: Bessere Entscheidungen

Jeder Change sollte auch hinsichtlich seines Mehrwertes hinterfragt werden. Nur wenn ausreichend Informationen über die bestehende Service Struktur existieren, lassen sich aussagekräftige Kostenschätzung eines Changes erstellen. Der reine Design und Transition Anteil ist dabei noch am einfachsten zu berechnen. Schwieriger wird die wichtige Abschätzung welchen Einfluss ein Change auf die künftigen Betriebskosten haben wird.

Neuanschaffungen, seien es Hardware Komponenten oder Software Komponenten verursachen neben dem gut transparenten Anschaffungskosten (Kaufpreis) noch künftige Betriebskosten. Hier hilft eine gute Kostentransparenz beim Anschaffungsentscheid. Je nach Service Struktur ist nicht immer die Komponente mit dem tiefsten Kuafpreis die günstigere Lösung.

2. Mehrwert: Auf Veränderungen kann schneller reagiert werden

Sie kommen immer häufiger, die kurzfristigen Budget Anpassungen nach unten. Ohne ausreichende Kostentransparenz werden die erforderlichen Budgetanpassungen für die einzelnen Services nicht optimal vorgenommen. Das hat zur Folge, dass das Business an den falschen Orten Leistungseinbussen in Kauf nehmen muss. Auch kurzfristige Veränderungen der Business Bedürfnisse durch Mergers oder Wirtschaftskrisen stellen eine Herausforderung dar. Hier geht es entweder darum ebenfalls Budgets zu reduzieren oder neu zu allozieren. Mangelnde Kostentransparenz hat auch hier zur Folge, dass falsche Entscheide getroffen werden und das Business an den falschen Orten Leistungseinbussen in Kauf nehmen muss.

3. Mehrwert: Unterstützung des Portfolio Managements (Optimierung)

Im Rahmen des Service Portfolio Management wird der Portfolio Entscheid schwergewichtig aufgrund von finanziellen Aspekten gefällt (ROI). Die Grundlage dazu sind die Business Cases der einzelnen Service. Die Kalkulation der Business Cases wiederum basiert auf aussagekräftigen und korrekten Kosteninformationen. Bei Services aus dem Service Katalog sollen genaue Daten über die aktuellen Service Kosten enthalten sein. Bei Services in Design oder Transition sollten zumindest gute Plan Kosten vorhanden sein.

Ohne korrekte Kosteninformationen in den Business Cases wird ein falscher Portfolio Entscheid getroffen. Die Folge sind Investitionen in die falschen Services mit der Auswirkung, dass der Nutzen für das Business geringer ausfällt.

4. Mehrwert: Erfüllen von Compliance Anforderungen

Können finanzielle Compliance Anforderungen ausreichend erfüllt werden, so hat das keinen direkten Mehrwert zur Folge. Vielmehr kann durch korrekte Finanzinformationen das entsprechende Compliance Risiko abgewendet oder vermindert werden.

 

Ist eine IT Organisation zum Beispiel nicht fähig die Assets korrekt zu führen, so bestehen Risiken hinsichtlich der jährlichen Jahresabschlussprüfung.

5. Mehrwert: Bessere Kenntnisse über die Variabilität von Kosten

Die meisten Kosten von IT Services sind in der kurzen Frist fix. Kurzfristig variable Kosten sind selten, Beispiele sind Kommunikationskosten oder einige Beraterkosten. Auch die fixen Kosten sind über längere Fristen variabel. Die Fristen sind dabei unterschiedlich. Wartungskosten für Hardware und Software sind oft an Jahresverträge gebunden. Deshalb sind diese Kosten unabhängig vom Verbrauch über das ganze Jahr fix. Die Kenntnisse über die Variabilität von Service Kosten sind wichtig bei der neu Allokation von Ressourcen.Je nach Variabilität der Kosten können Ressourcen nur zeitlich beschränkt neu alloziert werden. Sind die Informationen zur Variabilität von Kosten nicht vorhanden, kann nicht optimal auf veränderte Bedürfnisse aus dem Business reagiert werden. Die Folge ist, dass der Nutzen für das Business geringer ausfällt.

6. Mehrwert: Verbesserte Kontrolle über den Betrieb

Hohe Kostentransparenz der aktuellen Services ist eine wichtige Basis für die Optimierung des Betriebs. Ohne ausreichende Kosteninformationen können zwar betriebliche Abläufe optimiert werden, es wird aber nicht genug transparent ob die Optimierung effektiv und effizient ist. Mit ausreichender Kostentransparenz lässt sich der Betrieb zielgerichteter optimieren.

7. Mehrwert: Ermöglichen von genaueren Investitionsanalysen

Im Rahmen des Portfolio Managements werden die möglichen Investitionen analysiert und bewertet. Neben der technischen Prüfung der Investition ist die Wirtschaftlichkeitsanalyse zentral. Neben Daten aus dem Markt resp. dem Business sind auch IT Kosteninformationen erforderlich. So müssen die Kosten für Design, Transition und vor allem für den Betrieb abgeschätzt werden können. Das ist nur möglich, wenn ausreichend Kosten Informationen zu geplanten Investitionen für neue oder geänderte IT Services vorhanden sind. Ohne diese Kosteninformationen werden die falschen oder zumindest nicht die optimalen Investitionsentscheide gefällt.

Wahrgenommener Mehrwert

Die genannten 7 Mehrwerte sind nicht abschliessend. Es zeigt sich aber bei allen, dass die konkrete Kalkulation des Mehrwertes als Geldbetrag schwierig ist und immer zu einem guten Teil abhängig bleibt von Einschätzungen einzelner Personen.

Ein anderer Ansatz den Mehrwert zu beziffern, ist das Ermitteln des Preises welcher ein Kunde zu bezahlen bereit ist. Bekanntlich ist Mehrwert nicht nur rein sachlich auf das Ergebnis (Outcome) fixiert. Vielmehr wird der Mehrwert auch durch die individuelle Wahrnehmung und Präferenzen des Kunden beeinflusst.

Der Mehrwert von hoher Kostentransparenz lässt sich also beziffern. Die Kunst besteht nun darin, den möglichen Mehrwert im konkreten Unternehmenskontext zu bestimmen und darauf basieren die erforderlichen Prozesse mit Personal und Tools so auszustatten, dass der kalkulierte Mehrwert auch tatsächlich erbracht werden kann. Und nicht vergessen: Regelmässig hinterfragen was genau noch Mehrwert liefert und was nicht, ganz im Sinne eines gelebten Prozess Improvements.

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Über Daniel Schmid

Daniel Schmid hat langjährige Erfahrungen als Line Manager im IT Management und ist ausgewiesener Kenner von Best Practice Frameworks wie ITIL, CobIT und TOGAF. Weiter hat er fundierte Kenntnisse im IT Financial Management sowie dem IT Einkauf. Er ist Dipl. Wirtschaftsinformatiker Universität Zürich, Certified ITIL Expert in IT Service Management, Certified IT Service Manager sowie TOGAF 9 Certified. Daniel Schmid ist seit 2003 in der Informatik tätig. Er befasste sich in einem Schweizer Energieunternehmen, zuletzt in der Rolle als Head IT Governenance & Controlling, hauptsächlich mit den folgenden Themen: • Einführung und Durchsetzung von wirkungsvollen Kostenkontrollmassnahmen • Einführung und Durchsetzung von ITIL Prozessen, insbesondere IT Change Management • Einführung des IT Teils des gesetzlichen Internen Kontroll Systems (IKS) • Durchführen von Kundenumfragen in Zusammenarbeit mit der Universität Bern • Professionalisierung und Durchsetzung des zentralen IT Einkaufs • Durchführung von IT Benchmarks • Konzipierung und Erstellung der IT Service Kostenkalkulation, Kostenverrechnung und Erstellung der Service Verträge

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