Wie wichtig ist die Projekt – Vorbereitungsphase?

In diesem Blog möchte ich mich mit dem Thema „Projekt Setup“ beschäftigen – wie wichtig ist diese Phase, wie wichtig ist solch eine Vorbereitung zum eigentlichen Projekt?

Nun zugegeben, auf den ersten Blick eine doch recht einfache Sache, oder? Man schreibt einen kurzen Projektsteckbrief, überschlägt die Aufwände, nominiert noch den Projektleiter und ein paar Schlüsselrollen im Projekt und anschliessend GO! Welcher Projektleiter hat dies nicht schon erlebt? Ich habe dies auf jeden Fall mehr als einmal durchgemacht.

stakeholders

Eine Projekt Vorbereitungsphase ist meines Erachtens eminent wichtig – und leider auch zu oft vernachlässigt. Geht es doch auf der einen Seite darum, aus einer wagen Vorstellung und Idee ein konkretes Vorhaben zu formulieren. Auf der anderen Seite soll das Vorhaben mit allen Betroffenen abgestimmt sein, so dass das Projekt ohne grosses „Wenn und Aber“ gestartet werden kann.

Gerne möchte ich ebenfalls einen Blick auf die Gründe eines Projekt Scheiterns beleuchten. Gemäss einer GPM – Studie vom März 2013 (http://gpm-blog.de/misserfolgsfaktoren-projektmanagement-studie/) sind dies in Rangreihenfolge:

    1. Das Projektportfoliocontrolling wird nicht zur Steuerung der gesamten Unternehmensentwicklung genutzt
    2. unvollständiger Ressourcenplan
    3. das Fehlen regelmäßiger Treffen des Projektteams
    4. mangelnde Teamfähigkeit

Ein weiterer Abschnitt befasst sich mit den Einflussfaktoren des Projekt(miss)Erfolgs, Ausschnitt dazu „Großen Einfluss auf den Projekterfolg bzw. den Projektmanagement-Erfolg haben vor allem Projektziele und Projektplanung, Projektleitung/-umsetzung/Steuerung, Projektteam und interne Zusammenarbeit sowie die Zusammenarbeit mit externen Akteuren“.

 

Warum braucht es diese Setup – Phase überhaupt resp. wann braucht es eine solche Phase?

Die aus der Umfrage aufgelisteten Punkte treffen für die notwendigen Aktivitäten voll „ins Schwarze“. Diese Vorbereitungsphase sollte / muss dazu genutzt werden, um genau die erwähnten Punkte zu schärfen. Was heisst das?

Von der Idee zu einem eigentlichen Projektantrag / -auftrag ist je nach Firma ein langer und beschwerlicher Weg zu vollziehen. In meinem Beispiel „Projektsteckbrief“ wurden beispielsweise kurz die Ausgangslage mit den Painpoints, Projektziele und Phasenzielen. Zugegeben, die Meilensteine müssen überarbeitet werden ebenso die Ziele, so dachte ich mir dies zu Anfang. Jedoch nach ein paar Interviews mit unterschiedlichen Stakeholdern merkte ich schnell, dass hier völlig unterschiedliche Auffassungen über den Zweck und Inhalt dieses Projektes vorherrschten. Somit entschied ich mich, mit einem strukturierten Interviewbogen möglichst alle wichtigen Stakeholders zu erreichen resp. zu interviewen. Gesagt – getan, über 20 Interview – Feedback flossen in den Projektantrag ein. Im Projekt Setup wurden ca. 12 Workshops durchgeführt, intensive und bereichernde. Alles in allem flossen die Resultate in den Projektauftrag ein. Nur so am Rand: auch im 5. Workshop wurden noch die Zielbäume diskutiert.

 

Was sind die Aktivitäten beim Projekt-Setup, welches die Schlüsselfaktoren? Was kommt dabei raus, was sind die Deliverables?

Folgende Aktivitäten sollten dabei durchgeführt werden:

  • Scoping des Projektes, d.h. das Projektgrenzen setzten
  • Projektumfeld und Stakeholders analysieren, Einflussgrössen identifizieren
  • Erwartungen/Bedürfnisse und Ziele und Lieferobjekte ermitteln
  • Lösungen entwickeln, mögliches Vorgehen entwerfen, Meilensteine setzen
  • Initiale Risiken, Nutzen / Business Case erfassen und berechnen

Eines der Hauptdeliverables ist ein unterschriebener, abgestimmter Projektauftrag. Dieser beinhaltet eine Menge Informationen. Dabei sollte man sich auf das Wesentliche konzentrieren, so meine Erfahrung.

Plan

Wann braucht es welche Projekt Vorbereitungsphase, was sind mögliche Merkmale?

Je nach Projekt Komplexität sollten mehr oder weniger lange Projekt Vorbereitungsphasen eingeplant und budgetiert werden. In meinem Beispiel wurde eine solche Phase komplett weggelassen, weder geplant noch budgetiert!

Mögliche Merkmals, wann es eine solche Projekt Vorbereitungsphase benötigt sind u.a.

  • Kein klarer, unterschriebener Projektauftrag
  • Unterschiedliche Auffassungen über den Hauptzweck des Projektes
  • Keine Kosten / Business Case ausgewiesen
  • Diffuses Projektvorgehen
  • Unrealistische Ressourcen Allokation / Commitement fehlt

Nutzen

Eine solide Projekt Vorbereitungsphase ist noch kein Garant für den Erfolg eines Projektes, jedoch sollten viele Ungereimtheiten, unterschiedliche Auffassungen über das geplante Vorhaben aus dem Wege geräumt sein und alle Stakeholder dahinter stehen. Ich wage sogar folgendes Fazit zu machen: je besser und intensiver in die Vorbereitungsphase investiert wird, desto einfacher ist der anschliessende Projektablauf. Ein Erfolgsfaktor ist die zusammen abgestimmten und investierte Zeit für die Klärung des Auftrages und die unterschiedlichen Erwartungshaltungen sowie wie ist der Umfang mit den Personen.

Go

Und wie läuft es in agilen Projekten, welche z.B. nach Scrum ablaufen? Vielen Vorurteilen zum Trotz ist auch dort die Initialphase extrem wichtig:  Beginnend mit der Formulieren einer Produktvision, welche durch einen Business Case getragen werden muss und danach die raus resultierende intiale Erstellung, Priorisierung und Schätzung  eines  ‚Product Backlogs‘ in Form von Epics und User Stories.

Was sind Ihre Erfahrungen dazu?  – gespannt warte ich auf Ihr Feedback.

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