Weg in die Cloud

Sourcing- und Cloud Transition – was sind begleitende Massnahmen für solch einen Change?

Manch heutige Unternehmen stehen vor der Herausforderung, dass ihre IT oder Teile ihrer IT ausgelagert resp. mit Cloud Komponenten ausgestattet werden. Angefangen mit vielleicht einem Office 365 bis hin zu einer Cloud Business CRM Lösung. Diesen Wechsel sind im heutigen Umfeld Fakten, welchen sich jedes Unternehmen stellen muss. Was heisst dies jedoch für die einzelnen Mitarbeiter im Business oder in der IT? Nebst neuen Rollen werden auf neue Anforderungen an die Mitarbeiter herangetragen.
Was für Massnahmen können eine solche Sourcing – und Cloud Transition begleiten und unterstützen? In diesem Blog möchte ich solche Möglichkeiten ein wenig tiefer beleuchten. Solche Changes bergen sowohl Risiken wie auch Chancen – je nachdem, von welcher Seite man die Situation betrachtet. Beide Seiten müssen gemanagt werden.

 

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Weg in die Cloud

Im einem meiner letzten Blog „Was ist und beinhaltet Sourcing eigentlich?“ habe ich u.a. die Benefits und Risiken aufgezeigt. Die Risiken möchte ich nun nochmals vertieft behandeln;diese lassen sich wie folgt grob kategorisieren und umreissen:

  • Strategische Risiken, u.a.
    • Kontrollverlust über künftige Geschäftsentscheidungen oder Wissensverlust,
    • Kontrollverlust über zukünftige Änderungen in den Geschäftsabläufen des Service-Providers , welche sich auf die Kunden auswirken könnten
  • Operationelle -/Betriebs Risiken
    • Risiken im Zusammenhang mit den Auswirkungen des Outsourcing auf die Menschen und/oder der Organisation,
    • Risiken im Zusammenhang mit der Integration von Prozessen des Anbieters, welche in das Kunden-Geschäft verbunden sind
    • Risiken betr. schlechten Dienstleistungen
    • Risiken, welche im Zusammenhang mit den Auswirkungen der künftigen Rechtsvorschriften und Änderungen der Compliance verbunden sind. Business Continuity, Kontingenz, Backup und Disaster Recovery-Pläne müssen ebenfalls berücksichtigt
  • Resultat-Risiken
    • Wie wahrscheinlich ist es, dass die Organisation die gewünschten Ergebnisse erzielt? Hier ist die große Herausforderung mit einer Governance und der Fähigkeit der Organisation gemeinsam mit dem Anbieter den gewünschten Nutzen zu erzielen.
  • Transactional Risiken
    • So sind u.a. Kündigungsklauseln, Streitbeilegung, Haftung, Freistellungen, Gewährleistungen, Vermögensübertragungen Beispiele für Transaktionsrisiken.
  • Finanzielle Risiken
    • All diese Faktoren, sowie die Überlegungen, wie Veränderungen des zugrunde liegenden Kostenniveaus (z.B. base line der SLAs), Wechselkurs Risiken, sollten übersetzt / quantifiziert werden in mögliche finanzielle Risiken für die Organisation.

Wie lassen sich diese Risiken nun minimieren oder ggf. sogar eliminieren?

Eine mögliche Antwort darauf ist so einfach wie auch naheliegend: die entsprechenden Mitarbeiter sollten in ihren Rollen befähigt werden u.a. durch Trainings, Ausbildung oder Referenz Besuche.

Ebenso habe ich sehr gute Erfahrungen gemacht mit den Möglichkeiten wie

  1. Round table Gespräche
  2. Lunch Bag – Veranstaltungen
  3. Awareness Cloud Workshops

Diese sind parallel zu den laufenden Projekt-Aktivitäten durchgeführt worden und stiessen auf hohe Akzeptanz seitens Mitarbeiter.

Welche Trainings sind sinnvoll für ein solches Vorhaben?

Je nach Grösse und Umfang der Unternehmung und das geplante Vorhaben (Outsourcing, Back Sourcing, etc.) kann vorgängig ein Rollen-basiertes Trainingskonzept erstellt werden.

 

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Training

Eine mögliche Gliederung der Kursmodule könnte wie folgt aussehen:
Adaptierte Inhouse Kurse zu:

  1. Awareness Module, je Kurs zwischen 1 – 8 Stunden
    Hauptziele: Sensibilisierung der Mitarbeiter auf den Wechsel
  2. IT Prozesse
    Hauptziele: Überblick über die um Unternehmen gelebten Prozesse
  3. IT Services, pro Kursgruppe zwischen 4 Stunden bis zu 1 Tag
    Hauptziele: kennenlernen der im Betrieb benötigten Hauptservices und deren Ausprägungen

Inhouse oder bei einem Kursanbieter, Auszug aus möglichen Standard Kursen, Themen:

  1. ITIL Foundation Grundkurs, 2 – 3 Tage, mit/ohne Zertifizierung
    Hauptziele: Grundkenntnisse erhalten über Service Management, kennen der „Best Practice“ Ansätze
  2. Cloud Computing Foundation, 2 Tage, mit/ohne Zertifizierung
    Hauptziele: Kennenlernen der verschiedenen Cloud Konzepte, Deployment Methoden, Service Module, Cloud Computing Architektur, Prinzipien des Cloud Computing, Implementierung und steuern der Cloud, Nutzung der Cloud
  3. Sourcing Governance Foundation, 3 Tage, mit/ohne Zertifizierung
    Hauptziele: Einführung in das Outsourcing, Vorbereitungen dazu, Auswahlverfahren, Verträge und Verhandlungen im Outsourcing, Steuern und Überwachung der Transition in eine ausgelagerte Umgebung, Demand Supply Governance Framework
  4. Professional Cloud Service Manager, 3 Tage, mit/ohne Zertifizierung
    Hauptziele: Allg. Cloud Service Management Terminologie und Konzepte, Analyse der strategischen Assets zur Bereitstellung von Cloud Services, Vorteile von Cloud-basierten IT Services, Strategien zur Vermeidung von Risiken im Einsatz von Cloud-basierten Services, Einsatz geeigneter Strukturen und Prozesse für die Erbringung von Cloud-basierten Services, Integration von Cloud Service Management Prinzipien in vorhandene IT Service-Strukturen
  5. Cloud Security Foundation auf Basis ISO/IEC 27001 & 27018, 3 Tage, mit/ohne Zertifizierung
    Hauptziele: Definitionen und Grundsätze des Informations-Sicherheits-Managements
    Konzepte und Inhalte des Informations-Sicherheits-Managements gemäss ISO/IEC 27001
    Voraussetzungen, Implementierung Dokumentation eines ISMS, Empfehlungen seitens ISO 27018 für die Anwendung in der Cloud

 

Last but not least bilden CAS – Lehrgänge (Certificate of Advanced Studies), z.B. CAS Lehrgang in „Smart Sourcing“ an den einschlägigen Universitäten „das Sahnehäubchen“ für die Mitarbeiter. Dabei ist jedoch eine Durchlaufzeit von ca. 10 Monaten zu rechnen, geschweige denn der persönliche Zeitaufwand für die Präsenzzeit sowie das Lernen, gemeinsamen Gruppenarbeiten, etc. Ebenso sind die finanziellen Kosten um Faktoren höher.

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Zertifizierung

Sicherlich sind all diese Massnahmen noch kein Garant dafür, dass Sourcing – / Cloud Vorhaben erfolgreich durchgeführt und langfristig Erfolg bringen. Jedoch bin ich überzeugt, dass sich solch begleitende Massnahmen mittelfristig für beide Seiten, d.h. Mitarbeiter und Unternehmung rechnen lassen und Risiken besser, gezielter und erfolgreicher minimiert werden.

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