Was hat ITIL mit Kostensenken zu tun?

Der Budgetprozess 2013 ist in der heissen Phase, langfristig angelegte Kostensenkungsmassnahmen kommen für das Budget 2013 bereits zu spät. Weil das Thema noch aktuell ist, sollten Sie bereits jetzt überlegen welche langfristigen Massnahmen heute angegangen werden können.

Inmitten des Budgetprozesses wird heftig diskutiert wo Kosten eingespart werden können. Die kurzfristigen Massnahmen sind ausgereizt und bereits in die Budgets eingeflossen. Mittel und langfristige Massnahmen sind nicht mehr kostenwirksam für 2013.

Die Kommunikation mit dem CFO und dem Business über langfristige Kostensenkungsmassnahmen sollte bereits jetzt begonnen werden. Das erhöht nebenbei auch die Akzeptanz für das Budget 2013.

Es gibt viele Untersuchungen wo der Kostenhebel längerfristig angesetzt werden kann. Die Rankings der effizientesten Massnahmen unterscheiden sich, es geht jedoch immer in die gleiche Richtung:

–          Kosten senken durch organisatorische Massnahmen
–          Kosten senken durch Optimierung der Infrastruktur
–          Kosten senken durch Leistungsverminderung & Nutzungsbegrenzung
–          Kosten senken durch Priorisierung von neuen Vorhaben
–          Kosten senken durch Optimierung des Sourcings

Konkret hat Gartner die folgenden Bereiche mit grossem Einsparpotential identifiziert:

1. Nicht kritische Projekte verschieben

Projekte müssen überprüft werden und hinsichtlich dreier Kriterien beurteilt werden:
a. Unterstützt das Projekt ein prioritäres Businessziel?
b. Senkt das Projekt Kosten innert der vorgegebenen Zeit?
c. Reduziert das Projekt das Risiko eines Betriebsausfalls?

Nur wenn ein Projekt mindestens eines der Kriterien erfüllt, sollte es auf dem Projektportfolio verbleiben. Die Prozesse welche sich um die Überprüfung der Projekte kümmern sind das Service Portfolio Management, unterstützt durch das Financial Management und das Service Level Management

2. Netzwerkkosten untersuchen

Die Verträge mit meistens externen Partnern für Internetkonnektivität, Mietleitungen, Fixtelefonie oder Mobiletelefonie sollten neu verhandelt werden. Die Volumen sind hier gross und die Dienstleitungen mehr oder weniger leicht austauschbar. Das Neuverhandeln wird durch das Supplier Management unterstützt. Wichtig dabei ist, dass das Supplier Management nicht nur als ein ‚Bestellbüro‘ fungiert, sondern alle Phasen des Einkaufs umfasst. Dazu gehört typischerweise auch das regelmässige Neuverhandeln von Supplier Verträgen.

3. Infrastruktur konsolidieren und virtualisieren

In den letzten Jahren wurden IT-Infrastrukturen eher dezentralisiert. Auch im Zuge von Firmenzusammenschlüssen oder Firmenzukäufen erkauft man sich oft eine dezentrale IT Infrastruktur. Niemand will nach einem Zusammenschluss oder einem Firmenzukauf die Risiken einer Infrastruktur Konsolidierung tragen. Trotzdem macht es aus Kostensicht Sinn, IT Infrastrukturen zusammen zu führen und so die Zahl der eingesetzten Maschinen wieder zu reduzieren. Solche Zusammenführungen müssen gut geplant und verlässlich durchgeführt werden. Dabei leistet insbesondere die Phase Service Transition aus dem ITIL Service Lifecycle einen unverzichtbaren Beitrag. Insbesondere der Prozess Transition Planning & Support muss die Abstimmung der Transition Pläne mit den Business Plänen sicherstellen.

4. Stromverbrauch reduzieren

Am richtigen Ort Strom sparen: in der IT!

Spätestens dann, wenn Sie neue Rechenzentren planen müssen oder der Ersatz von Servergenerationen oder  Storage Systemen ansteht, sollten Sie unbedingt auf den Stromverbrauch achten. Auch anstehende Anpassungen des Klimasystems sind Anlass über den Stromverbrauch nachzudenken. Denn bis zu 2% des gesamten Stromverbrauches gehen zu Lasten von Rechenzentren. In Unternehmen mit hohem IT Anteil machen die Stromkosten der IT bis 50% des Stromverbrauches im Unternehmen aus. Nicht nur die Umwelt profitiert, verminderter Stromverbrauch schlägt sich vor allem auf die Kosten nieder. In der IT spart man definitiv am richtigen Ort Strom. Nebenbei lässt sich oft auch noch Platz sparen, was einerseits zu tieferen Kosten führt, andererseits Kapazitäten für künftige Ausbauten schafft. Die Stromrechnung fällt oft nicht ins Budget der IT, trotzdem hat das Unternehmen Geld gespart! Die Phase Service Design stellt zusammen mit dem Architekturmanagement sicher, dass Infrastrukturen so konzipiert werden, dass sie energieeffizient sind.

5. Wachstum an Speicherbedarf eindämmen

Der Bedarf an Speicherplatz wächst ungebremst weiter. Gartner glaubt, dass sich der Bedarf in fünf Jahren mehr als verachtfachten wird. Neben den Problemen welche sich mit dem Management solch grosser Daten ergeben (siehe Blog „Big Data“) entstehen dabei auch immer höhere Kosten. Die Kosten ergeben sich einerseits durch den Speicherplatz selbst, andererseits auch in zunehmende Masse durch die Kosten für Management, Auswertung und Verwaltung der Daten. Die Rechnung, dass stetig sinkenden Kosten pro GB den Mehrverbrauch kompensieren geht nicht mehr auf. Vielmehr muss der Verbrauch an Speicherplatz durch Kontrollen eingeschränkt werden. Hier liefert das Capacity Management die Basis Informationen über zu erwartende Szenarien und damit verbundenen Ressourcenbedarf inkl. Kosteninformationen. Das Demand Management unterstützt die Steuerung des Verbrauchs an Speicherplatz.

6. IT-Support reduzieren

Supportkosten senken: ohne den Patienten zu gefährden!

Relativ schnell wirksam ist die Reduktion von Support Leistungen gegenüber den Anwendern. Der Support Level sollte auf möglichst tiefem Level angesiedelt werden. Allerdings darf der Support Level nicht unter eine kritische Schwelle sinken. Wenn der Support Level so tief ist, dass der Anwender den Service nicht mehr Wertmehrend einsetzen kann, ist die Massnahme kontraproduktiv. Ein System das zwar betrieben wird und Kosten verursacht aber keinen Mehrwert mehrt stiftet weil die Anwender zu wenig Unterstützung erhalten, sollte konsequenterweise gleich abgeschaltet werden. Der Prozess welcher die Feinabstimmung der erforderlichen Supportlevels mit dem Kunden abstimmt, ist der Service Level Management Prozess.

7. Asset Management verbessern

Die Einführung von ITAM (IT Asset Management) an sich senkt keine Kosten, schon gar nicht, wenn Asset Management isoliert eingeführt wird. Vielmehr muss das Asset Management in Verbindung zum Configuration Management gesehen werden. Erst wenn klar ist, welche Assets für welche Services relevant sind, können Kostentreiber effizient identifiziert werden. So kann z.B. festgestellt werden, wo Lizenzen gar nicht verwendet werden und somit eine Überlizenzierung besteht. Ein gutes Asset Management wird von einem funktionierenden IT Asset und Configuration Management sichergestellt.

8. Multisourcing verbessern

Eine weitere wichtige Massnahme ist die Optimierung des Einkaufs von Dienstleistungen und Produkten. Dazu ist ein gut positionierter IT Einkauf unabdingbar, welcher alle Phasen des Supplier Managements umfasst. Dazu gehört die Definition einer angemessenen Einkaufs Strategie, das Evaluieren neuer Lieferanten & Verträge, das Einrichten der Verträge, das Management der Performance von Lieferanten & Verträgen sowie die Vertragserneuerung und Vertragskündigung. ITIL bietet dazu einen eigenen Prozess, das Supplier Management.

9. IT-Betrieb mit ITIL rationalisieren

ITIL fokussiert mit dem Service Lifecycle auf die Service Qualität und die stetige Ausrichtung auf die Business Anforderungen. Eine wichtige Anforderung des Business ist jedoch vermehrt, den IT Service möglichst schlank und kostengünstig zu erbringen. Es verwundert daher nicht, dass Gartner Kostensenkungspotential sieht, wenn ITIL Prozesse angewendet werden. Die oben ausgeführten Beispiele illustrieren den konkreten Nutzen der einzelnen Prozesse resp. ganzer Phasen des ITIL Service Lifecycle

ITIL bildet eine wichtige Basis für die reibungslose Durchführung von Kostensenkungsmassnahmen, ist aber auch bei der Identifikation von Kostensenkungspotential unabdingbar. Insbesondere die Prozesse aus den Phasen Service Strategie, Service Design und Service Transition stehen dabei im Fokus. Das sind typischerweise die Phasen die bei den meisten Unternehmen am wenigsten entwickelt sind.

Wenn Sie heute langfristige Kostensenkungsmassnahmen planen, sollten Sie die dazu nötige Basis an funktionierenden Prozessen berücksichtigen. Ist Ihre Prozess Organisation bereit für die Identifikation und Umsetzung von Kostensenkungsmassnahmen?

2 Comments
  • […] Kürzung des Budgets führt zu Veränderungen in der erreichbaren Service Qualität beschrieben in SLAs.  […]

  • ITIL Schulungen

    4. Juni 2013 at 08:25

    Recht herzlichen Dank für diesen inhaltlich sehr gut geschriebenen Artikel.
    Nachdem ich an einer ITIL Schulung in München teilgenommen habe, möchte ich sehr gerne noch mehr über ITIL lernen.

    Vielen Dank und ich freue mich über weitere neue Beitrag von Dir.

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