BPMN – Process Alignment zwischen Business und IT

“Oh – wieder mal…”. Seufzend sitze ich als IT-Manager vor dem Change Request aus der Buchhaltung, den mir mein Auftraggeber und Kunde nebst vier weiteren Attachments und garniert mit einer meterlangen Auflistung aller Sonderwünsche zugestellt hat. Also wie gewohnt erst einmal schulterzuckend Richtung Kaffeemaschine trotten … es wird wohl etwas grösseres werden. Das Prozess-Schaubild ist in Visio-Manier nach best effort gezeichnet und enthält neben 5 Kästchen mit Beschreibung von rudimentären Aktivitäten noch eine handschriftliche Anmerkung mit rotem Kugelschreiber und Pfeil auf ein Kästchen: “da bitte automatische Mahnung anstossen”. Gut dass ich das nun weiss.

Natürlich ist damit nicht klar, was konkret aus der “Anforderung” heraus geliefert werden soll. Mehrfache Iterationen, Nachfragen und Round Tables erst ermöglichen ein scharfes Bild auf die gewünschte Lösung und mögliche Constraints. Sicher ist es üblich und durchaus sinnvoll, einen Request mit dem Auftraggeber durchzugehen, aber es wäre doch wesentlich zielführender und vor allem zeitsparend, wenn man aus der Prozessdarstellung bereits die Kernpunkte der Anforderung interpretationsfrei ableiten könnte. Erinnern wir uns an die Definition von IT-Service: “An IT service is made up of a combination of information technology, people and processes. A customer-facing IT service directly supports the business processes of one or more customers…

Die Business-Prozesse müssen also vollumfänglich verstanden worden sein, um einen optimalen IT-Service dafür generieren zu können. Aber Hand aufs Herz: Ist das tatsächlich immer der Fall? Und wenn nein…wie könnte man dies bewerkstelligen?

Es ist im Prinzip recht einfach – beide müssen die gleiche Sprache sprechen. Diese Sprache heisst auf Prozessebene zum Beispiel BPMN 2.0. Eine Modellierungs-Notation für Prozesse, die sich weltweit immer schneller als de-facto Standard durchsetzt.

BPMN (Business Process Model & Notation) wurde in 2001 von der IBM entwickelt und wird seit 2005 von der OMG neben UML, XML und CORBA gepflegt und veröffentlicht. Die offizielle BPMN-Publikation finden Sie unter diesem Link:

http://www.omg.org/spec/BPMN/index.htm

Eingebettet in einen gesamthaften und bereichsübergreifenden Ansatz für Business Process Management eröffnet sich mit BPMN 2.0 ein sehr grosses Potenzial zur Schaffung notwendiger Prozesstransparenz und vor allem ein abstraktes, interpretationsfreies Business-IT-Alignment. Nicht zuletzt kann über diese gemeinsame Sprache auch die IT-interne Prozesslandschaft transparent abgebildet und mit den zu unterstützenden Businessprozessen verknüpft werden. Im Gegensatz zu anderen Abbildungsmethoden ist es mit BPMN möglich, Informationsflüsse, Aktivitäten, Ereignisse und Einflussfaktoren in verschiedenen Detaillierungsebenen zu modellieren.

Die Anforderungen des Business werden somit klar und bieten auf Basis von BPMN-Prozessen ein sicheres Fundament für alle Entwicklungsmöglichkeiten. Miteinander verknüpfte Prozessketten werden im Falle eines Changes immer gemeinsam betrachtet und die gegenseitigen Impacts sofort sichtbar. Prozessuale Änderungen wirken somit ebenfalls immer bilateral und halten sowohl Business-Prozess als auch die unterstützenden IT-Prozesse aktuell. Nichts ist wertloser als ein gezeichneter Prozess, der nicht in das geregelte Change-Management eingebunden ist und somit im schlimmsten Fall schon am nächsten Tag veraltet ist.

Eine Verknüpfung mit Prozesskennzahlen und KPIs kann in BPMN klar dargestellt werden. Dabei ist die Methodik als Sammlung von Modellierungswerkzeugen und Rulesets zu verstehen, die an die individuellen Bedürfnisse einer Organisation angepasst werden kann. Wichtig ist dabei, den einheitlichen Umgang mit der Methode bei allen Stakeholdern gleichermassen zu etablieren – denn sonst werden trotz gleichem Framework schnell die kreativen Seiten bei den Modellierern wieder wach.

BPMN 2.0 als aktuelle Modellierungsmethode ist kostenlos und wird durch zahlreiche Tools am Markt unterstützt. Es lohnt sich aber, hier genau hinzuschauen, denn die Leistungsbandbreiten driften sehr auseinander. Die Möglichkeit, XML oder UML-Code zu exportieren, sollte in jedem Fall gegeben sein. Somit ist die direkte Umsetzung von Ablauf-Logik in einem Sourcecode wesentlich vereinfacht und eine nachfolgende automatisierte Workflow-Steuerung möglich.

Kommunikation und Rollen in BPMN dargestellt

Im Moment scheint das Bewusstsein um das tatsächliche Potenzial einer einheitlichen Prozess-Sprache innerhalb einer Organisation und funktionsübergreifend noch nicht vollständig entwickelt zu sein. Punktuell spriessen hier und da die ersten Ansätze, aber der wahre Wert liegt in der unternehmesweiten Durchdringung unter einheitlichen Rahmenbedingungen. Die Methode lebt zudem von Spezialisten, die nicht nur Methode und Prozesse verstehen, sondern mit ihren Ergebnissen auch von allen verstanden werden. Das Alignment von Business und IT wird methodisch gefördert, unterstützt und -wer weiss- vielleicht sogar erstmals reibungsfrei ermöglicht.

Die Glenfis Academy untestützt diesen Trend aktiv im Rahmen ihrer Offensive als “IT Management Kompetenzzentrum” und bietet neu ab dem 1. Quartal 2013 entsprechende Trainings zur Methodik und Einführung von BPMN 2.0 an.

 

 

 

 

 

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Über Horst Rossdeutsch

Horst Rossdeutsch ist seit 30 Jahren beruflich in verschiedenen IT- und Business-Disziplinen unterwegs – davon 12 Jahre mit direktem Bezug auf ITIL®. Nach Schulabschluss und Banklehre machte er schnell sein Hobby zum Beruf und wechselte in die Bank-IT, wo er als Programmierer und Host-Operator erste Erfahrungen sammelte. Schnell kamen mit der technischen Entwicklung Anfang der 90er Jahre Client-Server und Unix-Einführungsprojekte sowie Dozententätigkeiten hinzu. Zunächst als Transition Manager, später als Direktor sammelte er bei IBM Global Services bis 2001 wichtige Erfahrungen in etablierten Service Management Frameworks und internationalen Grossprojekten. Dem folgten fünf Jahre als IT Service Manager bei einem der grössten Automobil-Zulieferer der Welt. Seit 2006 lebt er in der Schweiz, wo er bei Swisscom Fixnet AG als Senior Service Manager ITIL-Prozesse einführte. Von 2008 bis 2012 war er Head of Business Engineering und IT Service Management in einem Züricher Bankhaus, wo er u.a. ein Einführungsprojekt mit Pilot-Charakter für workflow-unterstützte Businessprozesse und paperless Office leitete. Horst Rossdeutsch ist zertifizierter BPMN 2.0 Professional, Microsoft Certified Professional, zertifizierter ITIL V3 Expert und TÜV-zertifizierter QM-Beauftragter nach ISO9001. Seit Juli 2012 verstärkt Horst Rossdeutsch das Team der Glenfis AG und ist für den Ausbau und die Neuausrichtung der Glenfis Academy verantwortlich.

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